Za učinkovito delo ustanove MDPŠ je pomembna dobra organizacija dela. Vsako oseba v timu ima svojo vlogo in informacijska podpora skrbi, da skupaj delujejo učinkovito kot celota. Postopki dela so odvisni od številnih dejavnikov, kot so na primer velikost ustanove, obsega storitev, ki se izvajajo v sami ustanovi, obsega storitev, ki se izvajajo pri zunanjih izvajalcih, način dodelitve pacientov posameznim ambulantam, način obračunavanja delodajalcem/pacientom, velikosti podjetij, njihove panoge, nivoja splošne digitalizacije ustanove itd. V prispevku vam bomo predstavili postopke izvajanja strokovne obravnave pacientov na primeru preventivnega ali drugega usmerjenega zdravstvenega pregleda in kako se ti izvajajo z informacijsko podporo SoaDoctor. SoaDoctor omogoča podporo tudi drugim aktivnostim v MDPŠ, ki niso del tega prispevka.
Glavni cilji dobre organizacije dela so: čim manj ročnih vnosov in prepisovanj podatkov in s tem administrativna razbremenitev zaposlenih, čim večja izločitev človeškega faktorja in s tem zmanjšanje števila napak, hitra in kakovostna izvedba obravnav, hitro in uporabno analiziranje zbranih podatkov za oceno širše slike stanja v podjetjih ter na koncu tudi hitra dostava zaključnih dokumentov, kot so izvidi in spričevala strankam.
Vsak pacient v ambulanti gre čez postopek strokovne obravnave. Osnovni koraki obravnave se med ambulantami MDPŠ ne razlikujejo bistveno. V procesu izvajanja sta zagotovo vključena zdravnik in medicinska sestra. Nekatere ambulante imajo za nezdravstvena opravila zaposlenega tudi administratorja, pogosti člani timov so tudi psihologi. Vsak od teh ima v procesu svojo vlogo. Cilj organizacije procesov je ta, da vsak od njih opravlja svojo vlogo in so na koncu storitve obdelane in zaključene hitro ter brez napak.
V nadaljevanju bodo opisani posamezni koraki. V SoaDoctor imamo vedno možnost pridobiti seznam obravnav, ki so v posameznem koraku izvajanja.
1. korak: Določitev terminov za obisk
Večino pacientov se predhodno naroči na termin za obisk. Postopek povezan z določitvijo termina je v ambulanti MDPŠ v splošnem relativno zahteven, ker vključuje uskajevanje termina, informiranje pacienta, informiranje delodajalca, posredovanje ustreznih navodil ob prihodu glede na vrsto naročene storitve, morebitno odpoved in v tem primeru čim hitrejše naročilo novega pacienta.
V produktu SoaDoctor je določitev termina mogoča na naslednje načine:
- Ambulanta vodi elektronski koledar, ki hkrati samodejno pošilja prednastavljena sporočila o datumu in uri pregleda ter ustrezna navodila glede na tip preiskave. Pri klasičnem načinu dela brez ustrezne informacijske podpore to zahteva usklajevanje z delodajalci in zaposlenimi, številne klice in e-maile, ročen vnos podatkov, na podlagi telefonskega pogovora ali e-mail naročil, kar lahko vodi v napake (rojstni datumi, priimki, naslovi…).
- V primeru prejema e-napotnic, se te pokažejo v čakalnici in tem administrator potrdi prosto mesto neposredno v koledarju. Obvestila in navodila se pošljejo samodejno, brez dodatnih klikanj.
- Podjetjem/klubom/gasilskim društvom se v koledarju rezervira proste termine, ki jih vidijo v svojem profilu in namesto, da bi poslali e-napotnico v ambulanto, kar sami ob koncu oddaje napotnice določijo tudi termin. Kasneje lahko to tudi popravljajo, menjujejo… odvisno od nastavitev sistema. Izvajalec MDPŠ lahko določi tudi št. dni pred določenim datumom, ko se termini sprostijo in postanejo »javni« (vidni vsem), v kolikor jih podjetje/klub nista zasedla.
- Posamezni skupini zaposlenih se razpiše skupino terminov, na katere se lahko sami naročijo. Tu je smiselno razpisati termine v različnih časovnih obdobjih, da lahko vsak zaposleni izbere termin, ko bo najlažje izostal od dela.
- Obstajajo primeri uporabe, ko se termini ne določajo, ker se celotna skupina zaposlenih napove na določen dan in se takrat vsem skupaj izvedejo obravnave brez določanja terminov. Storitve teh pacientov avtomatsko preidejo v korak 2.
V vseh zgoraj naštetih primerih se naročajo pacienti v isti koledar določene ambulante. Izvajalec MDPŠ lahko v ta koledar naroča na vse možne načine – tudi dodaja več terminov na isto uro, delodajalec in zaposleni pa lahko naročajo samo na tiste, ki jih določi izvajalec MDPŠ.
2. korak: Določitev seznama preiskav in izvajanje preiskav
Ob prihodu v ambulanto se pacientu določi ustrezen nabor preiskav, ki jih mora opraviti, glede na željeno vrsto storitve (podaljšanje vozniškega dovoljenja, predhodni pregled, …). SoaDoctor vključuje paketi aktivnosti, ki omogočajo avtomatsko dodelitev preiskav in vseh ostalih aktivnosti (npr. EKG, spirometrija, psiholog, obremenitveno testiranje) na obravnavo in s tem izdelavo načrta izvedbe za namen sledenja izvajanju teh. To prihrani veliko časa. Več o tem v prispevku XXX.
V primeru, da ambulanta nima zdravstvenega kartona pacienta, naroči njegovo dostavo in čakanje zdravstvenega kartona vnese v načrt izvedbe.
Po kreiranju načrta izvedbe se pacientu izvede minimalne osnovne meritve (višina, teža, krvni tlak). Ob zaključku antropometrije se v formi antropometrije označi izbiro »Prihod potrjen in antropometrija zaključena«. Zaključena antropometrija je pogoj, da bodo obravnavo v čakalnici našli specialisti s filtrom »3 – NS z nezaključenimi preiskavami« za izvajanje posameznih preiskav.
Načrt izvedbe se lahko natisne in s tem pacient obiskuje načrtovane preiskave. Tako pacient sam poskrbi, da se opravi vse potrebne preiskave. Pacient obišče vse potrebne specialiste in vsak od teh vnese v obravnavo svojo preiskavo (elektronsko, v isto obravnavo). Ko so zaključene vse preiskave, obravnava preide v korak izvajanja anamneze in statusa, ki ga izvaja zdravnik. Ob drugačnem načinu dela, se seveda proces lahko začne z anamnezo.
Namig za druge specialiste: Da imajo drugi specialisti, ki so vključeni v obravnavo, v čakalnici prikazanih manj obravnav, lahko dodatno uporabijo filter za prikaz obravnav s terminom na današnji dan (ali katerikoli drugo časovno obdobje).
3. korak: Izvajanje anamneze in statusa
Storitev, ki ima zaključene vse preiskave, je pripravljena za izdelavo anamneze in statusa. Tekom izvajanja anamneze so možni trije scenariji:
a. V kolikor specialist MDPŠ ne prepozna potrebe po dodatnih preiskavah, lahko takoj izvede izvid.
b. V kolikor specialist MDPŠ ugotovi, da so potrebne dodatne preiskave, te doda v načrt izvedbe in storitev se avtomatsko postavi v korak 2.
c. V kolikor specialist MDPŠ ugotovi, da je potrebno počakati dodatno zunanjo zdravstveno dokumentacijo, to zabeleži v načrt izvedbe in storitev se avtomatsko postavi v korak 4.
V produktu SoaDoctor se storitve tega koraka prikažejo z izbiro filtra »4 – NS za izvedbo anamneze in statusa«.
4. korak: Čakanje zunanje dokumentacije
Vso dokumentacijo pacienta, ki je dostavljena v ustanovo, se ustrezno arhivira med ostalo dokumentacijo pacienta. Ko je prejeta vsa potrebna dokumentacija, se storitev postavi v korak 5.
V produktu SoaDoctor se storitve s čakajočo dokumentacijo prikažejo s filtrom »5 – Čakamo zunanjo dokumentacijo [administrator]«. Ob prejemu dokumentacije administrator to zabeleži v načrtu izvedbe storitve.
5. korak: Zaključevanje izvidov
V tem koraku imajo storitve zaključene vse preiskave, sprejeta je vsa potrebna zdravstvena dokumentacija. Zdravnik ima vse potrebne informacije, da izdela izvid in spričevalo.
V produktu SoaDoctor se storitve tega koraka prikažejo s filtrom »6. NS pripravljene za zaključek [zdravnik]«.
6. korak: Dostava izvida in spričevala
V ta korak sodijo storitve, ki imajo zaključen izvid ali spričevalo in kateri od teh še ni dostavljen. Za dostavo teh dokumenov navadno poskrbi administrator. Podjetju pošlje spričevalo in izvid pošlje pacientu.
V okviru produkta SoaDoctor so dostave lahko opravljene digitalno. Te storitve se prikažejo z uporabo filtra »7. NS pripravljene za dostavo dokumentov [administrator]«. Dostavo dokumentov zabeleži v načrtu izvedbe in zaključi storitev. Na ta način se storitev prestavi v arhiv storitev.