Digitaliziran proces ima šibko točko v delu, ki je voden papirno. Razlog za to je, da se ob tem izgubljajo podatki in kreirajo napake. Pogosto del procesa, ki je voden papirno, vpliva tudi na ostale digitalizirane korake procesa ter analize, ki se izvajajo nad procesom. Vsa ta problematika je izpostavljena tudi v primeru papirne napotnice za medicino dela.
Kakšno vsebino vključuje napotnica? Napotnica dejansko vsebuje povzetek ocene tveganja posameznega delovnega mesta, na obremenitve, ki so navedene, pa lahko navežemo naše ugotovitve in rezultate. Ob tem se pojavi vprašanje. Kdo pripravlja vsebino napotnice na strani podjetij? Kako pogosto v praksi obstajajo ocene tveganja posameznih delovnih mest? Ali papirna napotnica omogoča vnos povzetka vsebine ocene tveganja? Ena od rubrik, ki določa vsebino pregleda, so zdravstvene zahteve, katerih (ne) izpolnjevanje potrdimo z izdajo spričevala. Ta rubrika je na papirnatih napotnicah zaradi manjka prostora, ali odsotnosti teh zahtev v izjavi o varnosti, pogosto povsem prazna. Kaj torej zdravnik potrjuje s spričevalom, na katerem je zapisano, da zaposleni izpolnjuje zdravstvene zahteve, ki pa jih podjetje ni specificiralo? Vsebina napotnice je obsežna problematika in jo bomo obravnavali v posebnih prispevkih. V tem prispevku se osredotočamo na to, da ambulanta prejme papirno napotnico s povzetkom ocene tveganja in kako to vpliva na nadaljnje delovanje ambulante.
Prvi vsebinski problem je prenos podatkov o delovnem mestu preko ustnega izročila pacienta. Navadno je vsebina papirne napotnice oziroma povzetka ocene tveganja na napotnici zelo okrnjena. Pogosto ne vsebuje dovolj informacij, da bi se specialist medicine dela na te oprl, zato jih v okviru delovne anamneze poskuša pridobiti od delavca/pacienta. To predstavlja za specialista medicine dela dodatno delo, pri tem pa so pridobljene informacije odvisne od opisa in (selektivnega) spomina pacienta, ki se obravnava.
Drugi problem je, da podatkov iz napotnice ni mogoče avtomatsko tekom obravnave in kasneje pri analizah ponovno uporabljati. Navadno se napotnica pripne v obravnavo kot nestrukturiran PDF dokument, katerega vsebine ni mogoče obdelovati in analizirati. Tudi v primeru pravilno izpolnjene napotnice bi bilo te vsebine preveč, da bi jo ambulante prepisovale v strukturirano obliko.
Tretji strokovni problem je ta, da se na napotnici navadno zabeleži le naziv delovnega mesta ali v najboljših primerih dodatno šifra sistematizacije delovnega mesta. Podjetja, ki niso digitalizirana, ne vodijo šifranta delovnih mest glede na njihovo organizacijsko strukturo. Zaradi racionalizacije stroškov pa podjetja v izjavi o varnosti na ista delovna mesta umestijo posameznike, ki v resnici lahko opravljajo zelo različne delovne procese, v različnih časovnih obremenitvah. Večja urejena podjetja vodijo šifrant sistematizacij delovnih mest, vendar to ne predstavlja šifranta delovnih mest. Posledica tega je, da ambulanta praktično ne more učinkovito zagotavljati in ugotavljati zdravstvenega stanja vezanega na organizacijsko strukturo podjetja in realne zadolžitve delavca, ki je pred zdravnikom. V praksi to pomeni, da ambulanta veliko težje ugotovi (ali pa je to sploh nemogoče), da se pojavljajo določena bolezenska stanja v določenih delovnih procesih, na delovnih mestih ali določenih lokacijah ali organizacijskih enotah podjetja.
Posledica prejema papirne napotnice je izdaja papirnega spričevala. Spričevalo medicine dela je dokument, vezan na napotnico medicine dela. Podjetje ob papirni napotnici pogosto priloži že natisnjen prazen obrazec spričevala. Ambulanti je tako lažje na tem že natisnjenem spričevalu označiti rezultat pregleda in ga fizično po navadni pošti poslati podjetju. Posledica tega je, da se spričevala v ambulanti ne digitalizirajo in vsaka analiza (ki je zakonsko obvezna) zahteva nesorazmeren časovni vložek. V primeru pošiljanja papirnega spričevala je tudi pošiljanje dražje.
Papirno spričevalo ne omogoča kakovostne sledljivosti predlaganih ukrepov in izboljšav na delovnem mestu. V primeru papirne verzije spričevala vsebina razdelka priporočila ostane v omari in se predlogi ambulante pogosto izgubljajo. Na ta na način je onemogočeno kakršnokoli sledenje predlaganim ukrepom in izboljšavam na delovnih mestih. Podjetja, tudi če bi želela – v sklopu promocije zdravja -slediti učinkom (finančnim in zdravstvenim) predlaganih ukrepov, tega ne morejo, ker analiza papirnatih podatkov s svojo zamudnostjo presega večino finančnih okvirjev.
Izdaja spričevala občasno zahteva kontrolni pregled. Z elektronskim vodenjem spričevala je mogoče optimizirati tudi planiranje kontrolnih pregledov čez nekaj tednov oziroma takrat, ko so določeni. Delodajalec z e-spričevalom dejansko lahko dobi obvestilo o vmesnem stanju obravnave, razmišljanja zdravnika, končna mnenja pa so enostavno sledljiva in organizirana pod eno osebo.
Iz opisanega je razvidno, da tu ne gre samo za preprosto preoblikovanje obstoječe napotnice v e-obliko, temveč tu ustrezna in pravilna digitalizacija napotnice pomeni tudi in predvsem vsebinsko nadgradnjo celotnega procesa izvajanja področja medicine dela.